A Maradj Lendületben! Sportegyesület (a továbbiakban: az egyesület) kiemelten fontosnak tartja tagjai, önkéntesei, futóink és minden hozzánk forduló érdeklődő személyes adatainak védelmét. Jelen tájékoztató célja, hogy közérthető formában bemutassa, milyen esetekben, milyen célból és milyen jogalapon kezelünk személyes adatokat, amikor valaki rendezvényeinkre nevez, hírlevelünkre feliratkozik, vagy egyszerűen csak kapcsolatba lép velünk.
A tájékoztató az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete (GDPR) és a hazai adatvédelmi szabályozás alapelveire épül, és minden olyan tevékenységünkre vonatkozik, amelynek során személyes adat kezelése merül fel: futóversenyek és közösségi programok szervezése, önkéntesek toborzása, illetve a honlapon és közösségi felületeinken keresztül érkező megkeresések megválaszolása.
Milyen adatokat kezelünk
Az egyesület alapvetően azokat a személyes adatokat kezeli, amelyeket az érintett saját maga bocsát rendelkezésünkre – tipikusan egy esemény nevezési űrlapjának kitöltésekor, e-mailben történő megkeresés, telefonos egyeztetés vagy a helyszínen történő regisztráció során. Ezek jellemzően a következők lehetnek:
- Név, elérhetőség (e-mail cím, telefonszám), amelyet nevezéskor vagy kapcsolatfelvételkor ad meg az érintett
- Az adott futóesemény vagy program lebonyolításához szükséges kiegészítő adatok (például születési év, póló méret, vészhelyzeti elérhetőség)
- A megkeresés, üzenet vagy visszajelzés szövege, amelyet a kapcsolatfelvétel során az érintett önként megad
- Rendezvényeinken készült fotó- és videófelvételek, amennyiben azokhoz az érintett külön hozzájárult, vagy a felvétel a vonatkozó jogszabályi kivételek alapján kezelhető
Az egyesület nem gyűjt és nem kezel az adott célhoz szükségesnél több adatot, és nem kér olyan érzékeny információt, amely a rendezvény vagy a kapcsolattartás lebonyolításához nem elengedhetetlen.
Az adatkezelés célja és jogalapja
Személyes adatot kizárólag meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból kezelünk, és az adatkezelés minden esetben igazodik ahhoz a célhoz, amelyre az adatot eredetileg gyűjtöttük. A leggyakoribb célok a következők:
- Futóversenyekre, edzésekre és közösségi programokra történő nevezés, jelentkezés adminisztrálása
- Kapcsolattartás az érdeklődőkkel, tagokkal és önkéntesekkel, kérdések megválaszolása
- Az egyesület tevékenységéről, eseményeiről szóló tájékoztatás, amennyiben ehhez az érintett hozzájárult
- Rendezvényeink dokumentálása, közösségi élmény megosztása fotó- és videóanyagok formájában
Az adatkezelés jogalapja a legtöbb esetben az érintett önkéntes hozzájárulása (nevezési űrlap kitöltése, üzenet küldése), egyes esetekben pedig az egyesület jogos érdeke a rendezvények biztonságos és szervezett lebonyolításához. Ahol jogszabály ír elő adatkezelési kötelezettséget, ott a jogalap a jogi kötelezettség teljesítése.
Az adatkezelés alapelvei
Az egyesület az adatkezelés során az alábbi alapelveket tartja szem előtt, összhangban a GDPR rendelkezéseivel:
- Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság – az adatokat mindig jogszerűen, tisztességesen és az érintett számára átlátható módon kezeljük
- Célhoz kötöttség – az adatgyűjtés csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történik, és az adatot nem használjuk fel ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon
- Adattakarékosság – csak annyi és olyan típusú adatot kérünk el, amely az adott cél eléréséhez ténylegesen szükséges
- Pontosság – törekszünk arra, hogy a kezelt adatok pontosak és naprakészek legyenek, a pontatlan adatokat kérésre helyesbítjük
- Korlátozott tárolhatóság – a személyes adatokat csak a cél eléréséhez szükséges ideig tároljuk, ezt követően töröljük vagy anonimizáljuk
- Integritás és bizalmas jelleg – megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel gondoskodunk az adatok biztonságáról
Az egyesület az adatokat nem adja tovább harmadik fél részére reklám vagy egyéb, a rendezvényektől független célra, kivéve, ha ehhez az érintett kifejezetten hozzájárult, vagy azt jogszabály írja elő.
Adattárolás és adatbiztonság
A megadott adatokat a cél eléréséhez szükséges ideig, ésszerű határidőn belül őrizzük meg – például egy adott futóesemény lebonyolítását és az azzal kapcsolatos elszámolást követően a nevezési adatokat a szükséges időn túl nem tartjuk meg, kivéve, ha jogszabály hosszabb megőrzési kötelezettséget ír elő, vagy az érintett további tájékoztatáshoz hozzájárult.
Az egyesület ésszerű technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz annak érdekében, hogy a kezelt személyes adatok védve legyenek a jogosulatlan hozzáféréssel, megváltoztatással, nyilvánosságra hozatallal, törléssel vagy megsemmisítéssel szemben. Papíralapú és elektronikus nyilvántartásainkhoz csak az arra jogosult, az adott feladat ellátásához szükséges személyek férnek hozzá.
Az érintett jogai
A GDPR alapján minden érintettet megilletnek bizonyos jogok a rá vonatkozó személyes adatok kezelésével kapcsolatban. Ezek a következők:
- Tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jog – az érintett tájékoztatást kérhet arról, hogy kezelünk-e rá vonatkozó adatot, és ha igen, milyen célból és milyen körben
- Helyesbítéshez való jog – az érintett kérheti a pontatlan vagy hiányos adatok helyesbítését, kiegészítését
- Törléshez való jog – az érintett bizonyos esetekben kérheti adatai törlését, például ha az adatkezelés célja megszűnt
- Az adatkezelés korlátozásához való jog – az érintett kérheti, hogy adatait csak korlátozott célra kezeljük
- Tiltakozáshoz való jog – az érintett tiltakozhat személyes adatai jogos érdeken alapuló kezelése ellen
- Hozzájárulás visszavonásának joga – ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az érintett a hozzájárulást bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja, ez azonban nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét
Az érintett a fenti jogait az egyesületnél gyakorolhatja, valamint panasszal élhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál, illetve jogorvoslatért bírósághoz fordulhat, amennyiben úgy ítéli meg, hogy adatainak kezelése sérti a jogszabályi előírásokat.
Fotó- és videófelvételek a rendezvényeken
Az egyesület futóversenyein és közösségi programjain gyakran készülnek fotók és videófelvételek, amelyeket a rendezvény hangulatának bemutatására, illetve tájékoztatási és promóciós céllal használhatunk fel a honlapon és közösségi oldalainkon. Tömegfelvétel, illetve olyan felvétel esetén, amelyen az érintett csak a rendezvény egészének részeként, felismerhetetlenül vagy másodlagos szereplőként jelenik meg, külön hozzájárulás beszerzésére jellemzően nincs szükség. Amennyiben valakiről kifejezetten róla készült, felismerhető, kiemelt felvétel kerülne közzétételre, ehhez az érintett hozzájárulását kérjük.
Aki nem szeretné, hogy az egyesület rendezvényén készült felvételen szerepeljen, vagy szeretné, hogy egy már közzétett felvételt eltávolítsunk, jelezheti ezt az egyesület felé, és kérését a lehető legrövidebb időn belül teljesítjük.
Sütik és a honlap használata
A honlap megtekintése során előfordulhat, hogy a böngésző úgynevezett sütiket (cookie-kat) helyez el, amelyek célja jellemzően a honlap megfelelő működésének biztosítása, illetve statisztikai jellegű, összesített információk gyűjtése a látogatottságról. Ezek az adatok önmagukban jellemzően nem alkalmasak az érintett közvetlen azonosítására. A süti-beállítások a böngésző menüjében bármikor módosíthatók, illetve a sütik törölhetők vagy letilthatók.
Kapcsolat
Amennyiben kérdése merül fel az adatkezeléssel kapcsolatban, vagy élni szeretne a fent felsorolt jogaival, kérjük, forduljon bizalommal az egyesülethez. Az egyesület pontos elérhetőségei a honlap Kapcsolat oldalán találhatók.
Az egyesület fenntartja a jogot, hogy jelen tájékoztatót a jogszabályi környezet vagy a tevékenységi kör változása esetén frissítse. A mindenkor hatályos tájékoztató ezen az oldalon érhető el.
